Codzienna obsługa grafiku stanowisk

Gdy stanowiska mają już ustawiony grafik dostępności, tę stronę odwiedzasz na co dzień: sprawdzasz zajętość, dodajesz rezerwacje za klienta i zarządzasz wpłatami. W tym poradniku pokazujemy codzienną obsługę grafiku. Tworzenie stanowisk i ustawianie ich dostępności opisujemy osobno.

Gdzie znaleźć grafik

W menu bocznym wybierz Grafik stanowisk. Otworzy się kalendarz z bieżącym dniem.

Zrzut ekranu 1 — menu boczne z zaznaczoną pozycją „Grafik stanowisk” oraz otwarty kalendarz.

Poruszanie się po datach

U góry ekranu masz sterowanie datą:

• Dziś — wraca do dzisiejszego dnia.
• Strzałki w lewo i w prawo — przechodzą do poprzedniego lub następnego dnia (a w widoku tygodnia do poprzedniego lub następnego tygodnia).
• Kliknięcie w datę — otwiera mały kalendarz, w którym wybierasz dowolny dzień.

Po prawej stronie nagłówka jest przełącznik Dzień / Tydzień. Dzień pokazuje dokładny grafik godzinowy, a Tydzień daje podgląd obłożenia na siedem dni.

Zrzut ekranu 2 — nagłówek grafiku z przyciskiem „Dziś”, strzałkami, datą i przełącznikiem „Dzień / Tydzień”.

Widok Dzień — jak czytać grafik godzinowy

W widoku Dzień po lewej stronie jest oś godzin, a każde stanowisko ma własną kolumnę. Jeśli masz kilka grup stanowisk, kolumny są pogrupowane pod nazwą grupy.

Kolory na osi tłumaczy legenda nad kalendarzem:

• Dostępne — wolny termin, który klient może zarezerwować.
• Zablokowane — termin wyłączony ręcznie, na przykład na sprzątanie lub konserwację.
• Rezerwacja — termin zajęty przez uczestnika.
• Oczekuje na płatność — rezerwacja jest, ale płatność nie została jeszcze potwierdzona.

Pozioma linia na osi pokazuje aktualną godzinę. Pod filtrami widać też podsumowanie: liczbę stanowisk, liczbę zajętych stanowisk oraz liczbę rezerwacji w wybranym dniu.

Zrzut ekranu 3 — widok Dzień z osią godzin, kolumnami stanowisk, legendą i paskiem podsumowania.

Widok Tydzień — podgląd obłożenia

W widoku Tydzień wiersze to stanowiska, a kolumny to kolejne dni. Każda komórka podsumowuje jeden dzień:

• Liczba rezerwacji oraz liczba wolnych terminów w tym dniu.
• Im więcej rezerwacji, tym bardziej zielona komórka. Dzień bez rezerwacji pozostaje neutralny.
• „—” oznacza, że stanowisko tego dnia jest poza planem (nie pracuje).
• „zablok.” oznacza dzień wyłączony blokadą.

Kliknięcie w dowolną komórkę przenosi Cię do widoku Dzień dla tego stanowiska i daty, gdzie zobaczysz szczegóły godzinowe.

Zrzut ekranu 4 — widok Tydzień jako tabela: wiersze to stanowiska, kolumny to dni, komórki z liczbą rezerwacji.

Filtry

Nad kalendarzem są dwa filtry, które zawężają, co widzisz: Grupa (pokaż tylko jedną grupę stanowisk) oraz Lokalizacja. Domyślnie widać wszystkie grupy i lokalizacje.

Na telefonie filtry chowają się pod przyciskiem Filtry. Liczba przy przycisku pokazuje, ile filtrów jest aktywnych.

Zrzut ekranu 5 — filtry „Grupa” i „Lokalizacja” nad kalendarzem.

Dodanie rezerwacji za klienta

Rezerwację możesz dodać ręcznie, na przykład gdy klient dzwoni lub przychodzi osobiście. W widoku Dzień kliknij wolny (zielony) termin, a następnie w menu wybierz Zarezerwuj. Otworzy się formularz, w którym wpisujesz dane uczestnika i sposób płatności.

Zrzut ekranu 6 — menu wolnego terminu z opcją „Zarezerwuj” oraz formularz rezerwacji.

Szczegóły rezerwacji

Kliknięcie paska rezerwacji otwiera po prawej stronie panel Szczegóły rezerwacji. Znajdziesz w nim:

• Dane uczestnika z klikalnym telefonem i adresem e-mail oraz link do jego karty klienta.
• Status rezerwacji: Potwierdzona, Czeka na płatność, Do zainkasowania (płatność gotówką) lub Odwołana.
• Kwotę do zapłaty, jeśli klient jeszcze nie zapłacił, oraz szczegóły terminu i rozliczenia.

Z panelu wykonasz też najważniejsze działania:

• Oznacz jako opłacone — potwierdzasz, że klient zapłacił gotówką przy ladzie. Pomyłkę cofniesz przyciskiem Cofnij oznaczenie.
• Odwołaj i zwolnij termin — odwołujesz rezerwację i zwalniasz stanowisko. Jeśli klient korzystał z karnetu, wybierasz, czy zwrócić mu minuty, czy mają przepaść. Odwołanie jest nieodwracalne, dlatego zawsze prosimy o potwierdzenie.

Zrzut ekranu 7 — panel „Szczegóły rezerwacji” z danymi uczestnika, statusem, kwotą i przyciskami akcji.

Rozliczenie przelewem

Gdy klient wybrał przelew, jego rezerwacja ma status „Czeka na płatność” do czasu zaksięgowania wpłaty. Z panelu rezerwacji zrobisz trzy rzeczy:

• Wyślij dane do przelewu. Klient dostaje numer konta i tytuł przelewu. Możesz je wysłać ponownie, jeśli klient ich nie widzi.
• Przypomnij o płatności. Wysyłasz przypomnienie, gdy wpłata się opóźnia.
• Oznacz jako opłacone. Po zaksięgowaniu przelewu potwierdzasz wpłatę tak samo jak przy gotówce. Status zmienia się na „Potwierdzona”, a stanowisko jest przypisane do klienta.

Najczęstsze pytania

Grafik jest pusty. Dlaczego?

Najczęstsze przyczyny to brak ustawionego grafiku dostępności, ustawiony filtr, który zawęża widok, albo wybrany dzień, w którym stanowiska nie pracują. Sprawdź filtry, zmień dzień, a jeśli grupa nie ma jeszcze planu, ustaw go zgodnie z poradnikiem Ustawianie grafiku dostępności.

Jak dodać rezerwację za klienta płacącego gotówką?

Kliknij wolny termin, wybierz „Zarezerwuj” i w formularzu ustaw płatność gotówką. Później, gdy klient zapłaci, otwórz jego rezerwację i kliknij „Oznacz jako opłacone”.

Jak zablokować termin albo zmienić godziny dostępności?

Blokady terminów i zmiany godzin dostępności opisujemy w poradniku Ustawianie grafiku dostępności.

Jak odwołać rezerwację?

Kliknij pasek rezerwacji, a w panelu po prawej wybierz „Odwołaj i zwolnij termin” i potwierdź. Jeśli klient korzystał z karnetu, zdecydujesz, czy zwrócić mu minuty.