Jak dodać stanowiska do rezerwacji

Stanowiska to miejsca, które klienci rezerwują samodzielnie na wybraną godzinę, na przykład koło garncarskie, miejsce przy stole ceramicznym albo maszyna do szycia. W tym poradniku tworzysz grupę stanowisk i ustawiasz jej zasady. Ustawienie godzin dostępności i codzienna obsługa rezerwacji to kolejne kroki, opisane w osobnych poradnikach.

Zanim zaczniesz, warto poznać cztery pojęcia, które pojawiają się w całej serii:

• Grupa stanowisk to zestaw takich samych miejsc, które działają na tych samych zasadach. Na przykład „Koła garncarskie” to jedna grupa, w której masz 5 identycznych kół. Cenę, długość rezerwacji i zdjęcie ustawiasz raz dla całej grupy.
• Stanowisko to pojedyncze miejsce w grupie. Jeśli grupa ma 5 kół, to masz 5 stanowisk.
• Blok to podstawowa jednostka czasu, na jaką można zarezerwować stanowisko, na przykład 30 minut. Klient może wybrać jeden blok albo kilka bloków pod rząd.
• Plan (grafik dostępności) to dni i godziny, w których stanowiska są otwarte. Ustawiasz go po utworzeniu grupy — opisujemy to w poradniku 2.

Krok 1. Otwórz listę grup stanowisk

W menu bocznym wybierz Grupy stanowisk. Zobaczysz listę już utworzonych grup, a jeśli dopiero zaczynasz, informację, że nie masz jeszcze żadnych stanowisk.

Zrzut ekranu 1 — menu boczne z zaznaczoną pozycją „Grupy stanowisk” oraz widok listy (lub pusty widok „Nie masz jeszcze stanowisk”).

Krok 2. Kliknij „Dodaj grupę stanowisk”

Przycisk Dodaj grupę stanowisk znajduje się w prawym górnym rogu. Otworzy się okno „Nowa grupa stanowisk”, w którym uzupełniasz wszystkie ustawienia.

Zrzut ekranu 2 — przycisk „Dodaj grupę stanowisk” w nagłówku.

Krok 3. Uzupełnij podstawowe informacje

• Nazwa grupy stanowisk — pole wymagane. Wpisz nazwę, którą zobaczą klienci, na przykład „Koła garncarskie”.
• Lokalizacja — pole opcjonalne, na przykład „Sala ceramiczna”.
• Krótki opis — kilka zdań o tym, czego dotyczy stanowisko.
• Instrukcja dla uczestnika — praktyczne wskazówki, na przykład co zabrać ze sobą, gdzie się zgłosić i jak przygotować stanowisko.

Zrzut ekranu 3 — sekcja „Podstawowe informacje” z wypełnionymi polami.

Krok 4. Dodaj zdjęcie stanowiska

Zdjęcie pomaga klientom rozpoznać stanowisko. Możesz wgrać plik w formacie JPG, PNG lub WebP o rozmiarze do 10 MB. Zdjęcie jest opcjonalne, ale zalecane.

Zrzut ekranu 4 — sekcja „Zdjęcie stanowiska” z wgranym przykładowym zdjęciem.

Krok 5. Ustaw liczbę stanowisk

W sekcji „Stanowiska” wpisz, ile identycznych miejsc ma być w tej grupie (od 1 do 1000). System sam nada im nazwy „Stanowisko 1″, „Stanowisko 2″ i tak dalej.

Jeśli wolisz własne nazwy, na przykład „Koło przy oknie”, włącz przełącznik Nadaj własne nazwy. Pojawią się pola, w których wpiszesz nazwę każdego stanowiska osobno.

Zrzut ekranu 5 — sekcja „Stanowiska” z polem liczby stanowisk oraz przełącznikiem „Nadaj własne nazwy”.

Krok 6. Ustaw zasady rezerwacji

• Długość bloku — podstawowa jednostka czasu, na jaką rezerwuje się stanowisko. Podajesz ją w godzinach i minutach, na przykład 0 godzin i 30 minut.
• Przerwa techniczna — czas po zakończeniu rezerwacji, w którym stanowisko jest jeszcze niedostępne dla kolejnej osoby. Możesz go wykorzystać na sprzątanie lub przygotowanie miejsca. Jeśli nie potrzebujesz przerwy, wpisz 0.
• Maksymalna liczba bloków w jednej rezerwacji — ile bloków pod rząd może zarezerwować jeden klient. Na przykład przy bloku 30 minut i maksimum 4 bloków klient może zarezerwować najwyżej 2 godziny.

Zrzut ekranu 6 — sekcja „Zasady rezerwacji” z polami długości bloku, przerwy technicznej i maksymalnej liczby bloków.

Krok 7. Ustaw cennik i sposób płatności

• Cena za jeden blok — kwota w złotych za jeden blok. Jeśli klient rezerwuje kilka bloków, cena mnoży się przez ich liczbę.
• Ile czasu przed rozpoczęciem jest możliwa zmiana — do ilu godzin przed startem klient może sam zmienić datę lub długość rezerwacji. Wpisanie 0 oznacza, że klient nie może wprowadzać zmian.
• Sposób rozliczenia — wybierasz, jak klient płaci: Zwykła płatność (klient opłaca wybrane bloki, a Ty zaznaczasz akceptowane metody: gotówka, przelew tradycyjny lub płatność online) albo Karnet godzinowy (czas rezerwacji jest pobierany z karnetu, który klient już posiada). Możesz włączyć jedną z tych możliwości albo obie naraz.

Zrzut ekranu 7 — sekcja „Cennik i rozliczenie” z ceną, polem zmiany rezerwacji i zaznaczonym sposobem płatności.

Krok 8. Zapisz grupę

Kliknij Utwórz grupę. Grupa zostanie zapisana ze statusem „Szkic”. Oznacza to, że jest gotowa, ale nie można jej jeszcze rezerwować. Rezerwacje uruchomisz w kolejnym poradniku, ustawiając grafik dostępności.

Zrzut ekranu 8 — przycisk „Utwórz grupę” oraz widok gotowej grupy ze statusem „Szkic”.

Statusy grupy stanowisk

Przy każdej grupie widać jej status:

• Szkic — grupa jest utworzona, ale nie ma jeszcze planu i nie da się jej rezerwować.
• Aktywny — grupa ma plan i przyjmuje rezerwacje.
• Do zamknięcia — grupa jest wygaszana i nie można jej już edytować.
• Archiwalny — grupa została zamknięta. Nie przyjmuje nowych rezerwacji, ale jej historia zostaje w systemie.

Zrzut ekranu 9 — lista grup z widocznymi kolorowymi statusami.

Jak później edytować stanowiska

• Aby zmienić ustawienia, otwórz grupę i przy wybranej sekcji kliknij menu, a następnie Edytuj. Po wprowadzeniu zmian zapisz je.
• Aby dodać stanowiska, zwiększ liczbę stanowisk w sekcji „Stanowiska”.
• Aby usunąć pojedyncze stanowisko, zarchiwizuj je z listy stanowisk. Zmniejszenie liczby stanowisk odbywa się właśnie przez archiwizację, dzięki czemu historia rezerwacji zostaje zachowana.
• Aby zamknąć całą grupę, użyj opcji Archiwizuj grupę. Grupa przestanie przyjmować nowe rezerwacje, a jej historia pozostanie w systemie.

Zrzut ekranu 10 — menu sekcji z opcją „Edytuj” oraz opcja „Archiwizuj grupę”.

Najczęstsze pytania

Dlaczego moich stanowisk nie da się jeszcze rezerwować?

Najczęściej dlatego, że grupa ma status „Szkic” i nie ma ustawionego grafiku dostępności. Ustaw go zgodnie z poradnikiem Ustawianie grafiku dostępności.

Czym różni się grupa stanowisk od stanowiska?

Grupa to zestaw takich samych miejsc z wspólnymi zasadami. Stanowisko to jedno konkretne miejsce w tej grupie.

Co się stanie, gdy zmniejszę liczbę stanowisk?

Zamiast usuwać stanowisko na stałe, archiwizujesz wybrane stanowisko. Dzięki temu wcześniejsze rezerwacje pozostają zapisane w historii.