Jak prowadzić wydarzenie

Gdy wydarzenie jest zaplanowane, praca przenosi się na kalendarz: sprawdzasz zapisanych, dopisujesz klientów, pilnujesz wpłat i obecności. Ten poradnik pokazuje codzienną obsługę wydarzenia od otwarcia kalendarza po dzień zajęć.

Widoki kalendarza

Nad kalendarzem przełączasz widoki: Dzień, Tydzień, Miesiąc i Tabela (lista wydarzeń zamiast siatki). Strzałkami „Poprzedni” i „Następny” zmieniasz zakres dat, a wyszukiwarką „Szukaj wydarzeń” znajdziesz konkretny termin po nazwie. Obok masz też podgląd „Nadchodzące wydarzenia” i przycisk otwierający Twój kalendarz publiczny w nowej karcie, żeby zobaczyć stronę zapisów oczami klienta.

Zrzut ekranu 1 – kalendarz z przełącznikiem widoków Dzień / Tydzień / Miesiąc / Tabela.

Lista zapisanych

Kliknij wydarzenie na kalendarzu, żeby otworzyć jego szczegóły z listą zapisanych osób. Przy każdej widzisz imię i nazwisko, kontakt oraz status płatności. Kolory mówią wszystko od razu: czerwony to brak płatności za udział, szary to płatność jeszcze w terminie.

Zrzut ekranu 2 – szczegóły wydarzenia z listą zapisanych i kolorami statusów płatności.

Dopisanie uczestnika ręcznie

Gdy ktoś zapisuje się telefonicznie albo na miejscu, kliknij Dodaj uczestnika. Masz do wyboru:

• Dodaj klienta. Wybierasz osobę, która już jest w Twojej bazie klientów.
• Dodaj ręcznie. Wpisujesz imię, e-mail i telefon nowej osoby.
• Dodaj zapis grupowy. Zapisujesz jedną osobę razem z osobami towarzyszącymi.

Przy dopisywaniu wybierasz też formę płatności, na przykład gotówkę. Przy wydarzeniu cyklicznym zdecydujesz, czy osoba dołącza do jednego spotkania, czy do cyklu od tego spotkania.

Zrzut ekranu 3 – okno „Dodaj uczestnika” z trzema sposobami dopisania.

Wpłaty uczestników

Płatności online księgują się same. Resztę oznaczasz przy uczestniku:

• Oznacz zapłacone. Gdy klient zapłacił gotówką albo przelewem, potwierdzasz wpłatę jednym kliknięciem.
• Oznacz ratę jako zapłaconą. Przy rozliczeniu na raty odhaczasz każdą wpłatę osobno.
• Cofnij oznaczenie. Pomyłkę zawsze możesz wycofać.

Zrzut ekranu 4 – uczestnik z kwotą „Do zapłaty” i przyciskiem „Oznacz zapłacone”.

Obecność i rezygnacje

Przed zajęciami możesz kliknąć Poproś o potwierdzenie obecności, a klient potwierdzi przybycie. Na liście zobaczysz „Potwierdzono obecność” przy tych, którzy odpowiedzieli. Możesz też sam oznaczyć obecność, nieobecność albo rezygnację uczestnika.

Zrzut ekranu 5 – lista z potwierdzeniami obecności i opcją „Oznacz rezygnację”.

Przypomnienia dla uczestników

Z poziomu wydarzenia wyślesz zapisanym Przypomnienie o wydarzeniu oraz Przypomnienie o płatności do osób z zaległą wpłatą. Wiadomości idą e-mailem, a po połączeniu konta SMSAPI (Ustawienia, potem Integracje) także SMS-em. Historię wysyłek znajdziesz w logu wydarzenia.

Zrzut ekranu 6 – akcje przypomnień dla zaznaczonych uczestników.

Edycja wydarzenia

Kliknij Edytuj wydarzenie, żeby zmienić termin, liczbę miejsc albo płatności, i zapisz przyciskiem „Zapisz zmiany”. Przy wydarzeniu z cyklu wybierzesz, czy zmiana dotyczy tylko tego spotkania, czy cyklu od tego spotkania.

Zrzut ekranu 7 – okno edycji wydarzenia z wyborem zakresu zmian dla cyklu.

Najczęstsze pytania

Klient zapłacił gotówką na miejscu. Jak to zapisać?

Otwórz wydarzenie, znajdź uczestnika i kliknij „Oznacz zapłacone”. Status zmieni się od razu.

Jak szybko zobaczyć, kto jeszcze nie zapłacił?

Po kolorach na liście zapisanych: czerwony oznacza brak płatności za udział, szary płatność jeszcze w terminie.

Ktoś dzwoni i chce się zapisać. Co robię?

Otwórz wydarzenie, kliknij „Dodaj uczestnika” i dopisz osobę ręcznie albo wybierz ją z bazy klientów, razem z formą płatności.

Dlaczego nie mogę wysłać SMS-a?

Wysyłka SMS wymaga połączenia konta SMSAPI. Zrobisz to w Ustawieniach, w sekcji Integracje.