Jak odwołać wydarzenie

Czasem trzeba odwołać zajęcia: choroba, awaria, za mało zapisanych. W Planerto odwołujesz wydarzenie w jednym miejscu, uczestnicy dostają wiadomość, a potem rozliczasz każdego z nich: przenosisz na inny termin, zwracasz pieniądze albo zamykasz sprawę bez zwrotu.

Krok 1. Odwołaj wydarzenie

Otwórz wydarzenie na kalendarzu i kliknij Odwołaj wydarzenie. Zanim potwierdzisz, zobaczysz „Skutki odwołania”: ilu uczestników jest zapisanych i jaki jest potencjalny zwrot do wypłacenia.

Zrzut ekranu 1 – okno „Odwołaj wydarzenie” z sekcją „Skutki odwołania”.

Krok 2. Powiadom uczestników

Jeśli na wydarzenie są zapisane osoby, w tym samym oknie przygotujesz wiadomość o odwołaniu. Powiadomienie trafia na adres e-mail uczestnika, a po połączeniu konta SMSAPI także SMS-em. Treść możesz zredagować po swojemu przed wysłaniem. Historię wysyłek znajdziesz później w sprawie odwołania.

Zrzut ekranu 2 – edycja wiadomości o odwołaniu z kanałami e-mail i SMS.

Krok 3. Rozlicz uczestników

Po odwołaniu powstaje sprawa „Rozliczenie odwołanego wydarzenia” z listą uczestników. Dla każdej osoby wybierasz jedno z działań:

• Przenieś na inny termin. Wskazujesz nowy termin, a zapis i wpłata przechodzą razem z uczestnikiem.
• Wyślij propozycję nowego terminu. Uczestnik dostaje propozycję i sam decyduje. Na liście widzisz status: „Propozycja wysłana — czeka”, zaakceptowana, odrzucona albo wygasła. Odrzucona lub wygasła wraca do Twojej decyzji.
• Zwrot pieniędzy. Potwierdzasz kwotę „Do wypłaty”. Status przejdzie przez „Zwrot zainicjowany” do „Zwrot zakończony”.
• Bez zwrotu. Zamykasz rozliczenie tej osoby bez wypłaty. Tę decyzję możesz później cofnąć przyciskiem „Cofnij”.

Zrzut ekranu 3 – lista uczestników sprawy z wyborem działania dla każdej osoby.

Działania zbiorcze

Gdy wszyscy mają być potraktowani tak samo, nie klikasz osoba po osobie. Użyj działań dla wszystkich: Przenieś wszystkich na inny termin, Wyślij propozycję wszystkim, Bez zwrotu dla wszystkich albo Zamknij bez rozliczenia, gdy nie ma czego rozliczać.

Zrzut ekranu 4 – pasek działań zbiorczych dla wszystkich uczestników.

Zamknięcie sprawy

Gdy każda osoba jest rozstrzygnięta, sprawa się zamyka, a „Podsumowanie rozliczenia” pokazuje, kto został przeniesiony, komu wypłacono zwrot i kto został zamknięty bez zwrotu. Wszystko zostaje w historii.

Zrzut ekranu 5 – zamknięta sprawa z podsumowaniem rozliczenia.

Najczęstsze pytania

Czy mogę odwołać jedno spotkanie z cyklu?

Tak. Otwierasz to jedno spotkanie na kalendarzu i odwołujesz tylko je. Pozostałe terminy cyklu zostają bez zmian.

Uczestnik nie odpowiada na propozycję nowego terminu. Co wtedy?

Propozycja po pewnym czasie wygasa i sprawa tej osoby wraca do Ciebie. Wtedy decydujesz sam: przenosisz, zwracasz pieniądze albo zamykasz bez zwrotu.

Pomyliłem się przy rozliczeniu. Da się cofnąć?

Decyzję „bez zwrotu” cofniesz przyciskiem „Cofnij”. Wypłaconego zwrotu pieniędzy nie da się cofnąć, dlatego przed potwierdzeniem sprawdź kwotę i osobę.

Klient płacił gotówką. Jak wygląda zwrot?

Aplikacja prowadzi rozliczenie i zapisuje decyzję, a gotówkę oddajesz klientowi na miejscu. Płatności online zwracane są przez operatora płatności.